Einführung der digitalen Ratsarbeit

Sachverhalt:

 

Auf Wunsch des Rates in der Dezembersitzung 2019 soll sich der Haupt-, Personal- und Finanzausschuss mit dem Thema „digitale Ratsarbeit“ befassen.

 

Die Stadt Ottweiler arbeitet seit 2009 im Sitzungsdienst mit der Software „Session“ der Firma Somacos. Dort implementiert sind das digitale Sitzungsmanagement, das Rats- sowie das Bürgerinformationssystem.

 

 

1.        Form der Digitalisierung der Ratsarbeit

Bereits heute ist es den Ratsmitgliedern möglich, über das Ratsinformationssystem im Modul SessionNet alle Sitzungsdokumente in digitaler Form abzurufen und für ihre Sitzungsarbeit zu nutzen.

 

Grundsätzlich ist über folgende Varianten zur Einführung und Abwicklung der digitalen Ratsarbeit zu diskutieren:

 

Variante A:

Den Ratsmitgliedern wird ein geeignetes Endgerät von der Verwaltung zur Verfügung gestellt. Die Kosten hierfür sind zu ermitteln. Eine vorsichtige Schätzung nach Recherche des Hauptamtes geht von Kosten in Höhe von mindestens 12.500 € für die Beschaffung der Endgeräte aus. Hinzu kommen Kosten für das Hosting und die Wartung der Geräte, die von der Stadtverwaltung personell nicht zu leisten ist und deshalb von anderer Stelle (z. B. Kreisstadt Neunkirchen) übernommen werden müsste. Diese Kosten sind zum Zeitpunkt der Erstellung der Sitzungsvorlage noch nicht bekannt und werden schnellstmöglich nachgereicht.

 

Die Inbetriebnahme dieser Variante könnte frühestens im Laufe des Haushaltsjahres 2021 nach Genehmigung des Haushaltes erfolgen, da mit der Kreisstadt Neunkirchen Vereinbarungen getroffen werden müssen, die Endgeräte in einem Vergabeverfahren beschafft und die Kosten hierfür im Investitionsprogramm veranschlagt werden müssten.

 

Variante B:

Die Ratsmitglieder nutzen ihre privateigenen Endgeräte (Apple IPad, Android Tablet PC, Laptop o. Ä.) und erhalten hierfür einen noch festzulegenden Zuschuss, der monatlich oder je Sitzungsteilnahme gezahlt werden könnte. Diese Variante wäre zum einen relativ schnell und zum anderen kostengünstig abzuwickeln.

 

Selbstverständlich erfolgt die Teilnahme an der digitalen Ratsarbeit nach der derzeitigen Gesetzeslage (§ 41 Abs. 3 KSVG) auf freiwilliger Basis. Die Teilnahme sollte jedoch im Rahmen einer Einzelvereinbarung mit den Ratsmitgliedern verbindlich für die laufende Amtszeit erfolgen.

 

 

2.        Festlegung der Reichweite

Es ist weiterhin zu diskutieren und festzulegen, ob die digitale Ratsarbeit grundsätzlich lediglich für die Mitglieder des Stadtrates ermöglicht werden soll, oder ob dies auch den Ortsratsmitgliedern angeboten werden soll.

 

 

3.        Kosten/-einsparung

Für die Anschaffung von entsprechenden Endgeräten nach Variante A fallen die o.g. Kosten an (Beschaffung und Hosting/Wartung). Hier ist jedoch darauf hinzuweisen, dass die Anschaffungskosten für die Endgeräte alle fünf Jahre anfallen werden. Zusätzlich müssen evtl. Geräte im Laufe der Amtszeit wegen Defekten ausgetauscht werden.

 

Die Kosten im Rahmen der Variante B entfallen lediglich auf die Anschaffung von Softwarelizenzen für die App „Mandatos“. Diese liegen der Verwaltung derzeit noch nicht vor, werden aber sobald als möglich nachgeliefert.

 

Zu den möglichen Kosteneinsparungen lässt sich Folgendes sagen:

Am Beispiel des Haushaltsjahres 2019 wurden insgesamt rund 6.750 € an Papier-, Druck- und Portokosten verausgabt. Lohnkosten für die mit den Sitzungen zusammenhängenden Arbeiten wurden mangels Aufzeichnung der Arbeitszeit nicht berechnet. Geht man jedoch von einer Bearbeitungszeit je Sitzung für die Erstellung der Einladungskopien und die Vorbereitung für den Postversand von durchschnittlich 2,5 Stunden aus, so ergeben sich hier nochmals Kosten in Höhe von rund 1.250 €.

 

Somit ergibt sich ein Einsparpotential von rund 8.000 € pro Jahr, sofern alle Ratsmitglieder die Sitzungsunterlagen elektronisch bereitgestellt bekommen.

 

 

4.        Ablaufplan

a)      Umfrage, welche Ratsmitglieder an der digitalen Ratsarbeit teilnehmen möchten

b)      Pilotgremium oder einzelne Ratsmitglieder auf freiwilliger Basis ab August 2020

c)      Testphase bis Ende November 2020

d)      Änderung Geschäftsordnung bei positivem Abschluss der Testphase

e)      Abschluss verbindlicher Einzelvereinbarungen mit den teilnehmenden Ratsmitgliedern

 

Die Verwaltung schlägt aufgrund der vorgenannten Ausführungen vor, eine Testphase mit privateigenen Endgeräten durchzuführen und das weitere Vorgehen Ende 2020 festzulegen. Während der Testphase entstehen zunächst keine zusätzlichen Kosten, da auch die Anschaffung von entsprechenden Lizenzen für die App „Mandatos“ bis zum Ende der Testphase aufgeschoben werden kann. Während dieser Zeit nutzen die Mitglieder das bereits verfügbare Ratsinformationsmodul „SessionNet“.

 

 

Beschlussvorschlag:

 

1.        Der Stadtrat beschließt die Einführung der digitalen Ratsarbeit (papierloser Sitzungsdienst) mit privateigenen mobilen Endgeräten über das Ratsinformationssystem Session auf freiwilliger Basis für die Testphase ab August bis November 2020.

2.        Der Stadtrat beschließt, den Haupt-, Personal- und Finanzausschuss als Pilotgremium zu benennen, das die Abwicklung der digitalen Ratsarbeit bis Ende November 2020 zusammen mit der Verwaltung testet.

3.        Die Verwaltung wird beauftragt, die Ergebnisse der Testphase im Dezember 2020 dem Rat darzustellen und einen entsprechenden Beschlussvorschlag zu unterbreiten.

 

Finanzierung:

 

Die Finanzierung der Testphase erfolgt über die Ansätze für Aufwendungen des Stadtrates im Ergebnishaushalt.